Bagian Persidangan dan Risalah

1. Kepala Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas pokok merencanakan program kerja dan mengatur penyelenggaraan pembinaan persidangan dan risalah.
2. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud kepala bagian persidangan dan risalah menyelenggarakan fungsi :
   1. Merencanakan program kerja bagian persidangan dan risalah berdasarkan data dan program Sekretariat DPRD agar terjadi sinkronisasi dalam pelaksanaan tugas;
   2. Menyusun langka kegiatan kerja bawahan dengan menggunakan data dan uraian tugas agar dapat dijadikan sebagai pedoman kerja;
   3. Membagi tugas kepada bawahan dengan arahan yang jelas sesuai ketentuan agar masalah-masalah yang berkaitan dengan risalah, persidangan dan dokumentasi dapat diselesaikan;
   4. Menyelia hasil kerja bawahan dengan cara meneliti kembali hasil risalah rapat dan mekanisme persidangan guna mendapatkan hasil kerja yang akurat;
   5. Mengatur pembagian tugas kepada bawahan berdasarkan beban kerja untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas;
   6. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di bidang risalah, persidangan dan dokumentasi guna perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan tugas selanjutnya;
   7. Membuat laporan pelaksanaan tugas di bidang persidangan dan risalah untuk menjadi bahan pertimbangan pimpinan dalam rangka kebijakan lebih lanjut;
   8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai tugas dan fungsinya.

1. Bagian Persidangan dan Risalah Sekretariat DPRD membawahi
   1. Sub Bagian Persidangan;
   2. Sub Bagian Risalah.
2. Masing-masing sub bagian sebagaimana dimaksud dipimpin oleh seorang kepala sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala bagian persidangan dan risalah.

1. Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas poko menyiapkan fasilitas penyelenggaraan rapat/persidangan, pengaturan tata tempat dan ruangn serta penyediaan perlengkapan administrasi rapat/persidangn.
2. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud kepala sub bagian persidangan menyelenggarakan fungsi :
   1. Merencanakan kegiatan peneyelenggaraan rapat/sidang  berdasarkan program kerja DPRD Kabupaten Seram Bagian Barat;
   2. Menyiapkan dan mendistribusikan bahan/data dalam rangka pelaksanaan rapat/sidang DPRD;
   3. Menyiapkan dan menyelenggarakan daftar hadir/absesn pada saat rapat/sidang DPRD untuk mendapatkan data akurat tentang kehadiran rapat Dewan;
   4. Menyiapkan bahan dalam rangka pengolahan produk-produk hukum yang dibahas dalam rapat/sidang DPRD;
   5. Menyiapkan Bahan penyusunan laporan hasil peninjauan anggota DPRD guna kelancaran pembahasan masalah yang dihadapi;
   6. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan pedoman kerja agar menjamin kesuksesan pelaksanaan program;
   7. mengecek kesiapan penyelenggaraan rapat/sidang DPRD agar dapat terlaksana sesuai perogram;
   8. Mengontrol persiapan maupun proses pelaksanaan rapat/sidang agar mekanisme sidang dapat berjalan sesuai rencana;
   9. Membut laporan pelaksanaan tugas agar menjadi bahan bagi pimpinan guna kebijakan lebih lanjut;
   10. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Risalah sesuai tugas dan fungsinya.

1. Kepala Sub Bagian Risalah mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan-bahan penyusunan dan pembuatan risalah hasil rapat/persidangan DPRD.
2. Untuk Melaksanakan tugas pokok   sebagaimana   dimaksud kepala sub bagian risalah    menyelenggarakan fungsi :
   1. Merencanakan kegiatan berdasarkan program kerja dewan (DPRD) untuk kelancarkan pelaksanaan tugas;
   2. Menyiapkan bahan dan data menyangkut ketentuan peraturan perundang-undangan pusat dan daerah yang berkaitan dengan substansi persidangan guna kepentingan penyusunan risalah sidang/rapat;
   3. Menyajikan data berupa ketentuan peraturan perundang-undangan guna dipergunakan sebagai acuan bagi pelaksanaan tugas;
   4. Mengikuti kegiatan rapat/sidang DPRD Kabupaten Seram Bagian Barat guna merekam hasil rapat/sidang DPRD;
   5. Menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan ikhtisar dan resume rapat/sidang yang telah diselenggarakan oleh DPRD;
   6. Menyiapkan hasil rapat/sidang kepada anggota DPRD dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk digunakan;
   7. Menyiapkan bahan dalam rangka penyampaian masalah yang telah dirampungkan pembahasannya oleh DPRD kepada eksekutif untuk mendapatkan penyelesaian lebih lanjut;
   8. Mengoreksi hasil risalah, ikhtisar dan resume rapat/sidang yang telah dilaksanakan untuk penyempurnaannnya;
   9. Memberi  petunjuk kepada bawahan dalam rangka persiapan mengikuti rapat/sidang serta persiapan bahan yang diperlukan;
   10. Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan beban kerja agar terjamin kelancaran pelaksanaan tugas;
   11. Membuat laporan pelaksanaan tugas agar dapat menjadi bahan bagi pimpinan untuk kebijakan lebih lanjut;
   12. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian persidangan dan risalah.